Un’importante funzionalità, dettata dalla normale metodologia implementativa dei PDM, è il collegamento tra meta dati, solitamente archiviati su una base dati strutturata, e i documenti, solitamente archiviati su file sistema. Tale funzionalità permette una agevole creazione e attuazione di elaborazioni automatiche con conseguente lancio di azioni che coinvolgono anche migliaia di documenti. Il PDM gestisce file di vari formati (PDF, testo, Excel, file CAD 2D o con modellazioni 3D, e le eventuali tavole in formato nativo, o il classico DWG di AutoCAD) all’interno di un menù organizzato in cartelle espandibili e con un motore di ricerca interno. Dispone di funzionalità d’import ed esportazione automatica, di tutti i tipi di file, per semplice trascinamento delle cartelle dentro e fuori l’interfaccia del PDM, e di un motore di ricerca interno, consente la consultazione dei documenti aprendo il programma di lettura all’interno dell’applicativo (come per esempio avviene leggendo un file .PDF aprendo Acrobat Reader direttamente nel browser), o in una schermata a sé stante, all’esterno del PDM.
Una struttura tipica è quella che segue la distinta base di prodotto e collega al codice di ogni componente i relativi documenti (distinta base, ciclo di lavorazione/montaggio, disegni, listino prezzi degli acquistati).